Bei der Suche nach einer neuen Stelle spielen Bewerbungsunterlagen eine entscheidende Rolle. Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse sind noch immer die erste Hürde, die Sie als Bewerber meistern müssen. Erst wenn hier das ok vom Entscheider kommt, folgen Gespräche, Assessmentcenter und sonstige Einstellungstest.

Bekannt ist, dass Personaler wenig Zeit für das Checken der Unterlagen aufwenden und in manchen Unternehmen übernehmen das bereits Algorithmen. Deshalb oder Trotzdem lohnt es sich, die Unterlagen nicht hinzuschludern. Denn die sechs häufigsten Ablehnungsgründe sind – laut Umfrage der Beratungsagentur Kienbaum – nach wie vor:

  1. Mangelnde Rechtschreibung
  2. Ansprechpartner falsch oder gar nicht genannt
  3. Lücken im Lebenslauf ohne Erklärung
  4. Kein individuelles Anschreiben
  5. Fehlende Unterlagen und
  6. Ein unprofessionelles Foto

Auch werde ich von meinen Klienten, die sich oft schon lange nicht mehr beworben haben, immer wieder gefragt: Wie schreibe ich denn nun ein Anschreiben, was den Personaler begeistert? Was schreibe ich, wenn es doch mal eine Lücke im Lebenslauf gibt? Was muss ich wirklich alles mitschicken? Was macht ein professionelles Foto aus? Was will ein Personaler denn lesen?

Als Personalerin, die selbst jahrelang Bewerber ausgewählt hat und Gesprächen mit vielen Personalverantwortlichen kenne ich die wesentlichen Punkte genau. Auch wenn gesagt werden muss, dass nicht alle Personaler gleich sind, ticken doch viele ähnlich.

Was wollen Sie?

Bevor Sie es versuchen, dem Entscheider recht zu machen ein paar Vorüberlegungen: Wo wollen Sie arbeiten? Welche Ihrer Fähigkeiten und Eigenschaften willen Sie einbringen?

Sie eignen sich nicht für jeden Job und nicht für jedes Unternehmen. Die erste Überlegung sollte also sein: Was wollen Sie? Aufbauend auf Ihren Kenntnissen, Fähigkeiten und Wünschen gehen Sie auf Jobsuche. Erst wenn Sie Jobbeschreibung und Wunschunternehmen für sich gefunden haben, beginnt die Unterlagenaktion.

Das Foto – der erste Eindruck

Sobald sich der Blick auf Ihre Unterlagen öffnet, fällt er auf Ihr Bild. Und ob Mensch will oder nicht, kann es bereits hier zu Zustimmung oder Ablehnung kommen. Dabei geht es nicht um Schönheit im Modelsinne sondern um Sympathie. Der Betrachter verbindet in der Regel mit Ihrem Foto sofort eigene Bezugspunkte:

  • Kenne ich so eine Type aus meinem Umfeld? Ist der/die mir sympathisch?
  • Erinnert er/sie mich an jemanden mit dem ich mal gute oder schlechte Erfahrungen gemacht habe?  (auch an frühere Bewerber)
  • Will ich ihm/ihr jeden morgen auf dem Flur begegnen und begrüßen?
  • Passt der/die Type ins Unternehmen? habe ich das Gefühl, dass er/sie unsere Kultur leben kann?

Natürlich stellt sich niemand diese Fragen bewusst. Dann würde der Auswahlprozess noch längere Zeit in Anspruch nehmen. Ein kurzer Blick auf das Foto genügt und all diese Fragen werden in Sekundenschnelle beantwortet.

Zeigen Sie Ihr Foto einigen Menschen, die Sie nicht so gut kennen und erfragen Sie deren Assoziationen dazu.

Grundlegende Tipps sind:

  • Wenn der Fotograf Sie nicht fragt, wofür Sie sich bewerben wollen, gehen Sie wieder.
  • Ziehen Sie sich einen Tick besser an, als Sie zur Arbeit gehen würden. Das verlangt eine Auseinandersetzung mit der Kultur, die zu Ihnen passt.
  • Dass Sie freundlich schauen, den Betrachter ansehen, Frauen dezent geschminkt sind und Sie kein Urlaubsfoto verwenden, setzte ich als bekannt voraus.

Der Lebenslauf

Kernstück Ihrer Bewerbung ist und bleibt der Lebenslauf. In ihm können Personalverantwortliche nachvollziehen, wie sich Ihr beruflicher Werdegang entwickelt hat, welche Kenntnisse und Fähigkeiten Sie für die ausgeschrieben Stelle mitbringen. Insgesamt werden folgende Aspekte genauer betrachtet:

  • Gibt es unerklärte Lücken im Lebenslauf?
  • Ist eine gewissen Stringenz im Werdegang zu erkennen?
  • Folgen die Jobwechsel kurz aufeinander oder haben Sie die Tendenz zu langfristigen Arbeitsverhältnissen?
  • Bringen Sie „Stallgeruch“ mit – also Branchen-; Produkt- oder Angebotsaffinität?
  • Passen die Aufgaben der letzten Stelle(n) zu den zu erledigenden Aufgaben?
  • Berufseinsteiger oder erfahrene Fachkraft?
  • Haben Sie längere Auszeiten genommen?

Und natürlich werden Alter, Geschlecht und Familienverhältnisse mit in die Entscheidung einbezogen. Hintergrund dafür ist z. B. ein bereits existierendes Team, in das Sie passen sollten oder ein bestimmter Vorgesetztentypus. Dafür nehmen sich Personaler im Schnitt nicht mehr als drei Minuten Zeit. Mit Fragen dazu müssen Sie im Vorstellungsgespräch rechnen. Setzen Sie sich also beim Schreiben mit Ihren Berufsleben auseinander. Dazu nutzen Sie die Gelegenheit beim Verfassen des Anschreibens.

Aus diesem Grund hat sich die amerikanische Variante des Lebenslauf – chronologisch absteigend – durchgesetzt. Denn das Wichtigste für Entscheider ist die aktuelle bzw., die beiden letzten Stellen Ihres Werdegang. Als Standard gilt dabei der tabellarische Lebenslauf. Der klassische Aufbau ist wir folgt:

  1. persönliche Angaben, die zwar nicht erforderlich sein sollten, deren Fehlen Sie aber sofort auf den Absagenstapel katapultiert – Name, Geburtsdatum, Anschrift und Telefonnummer sowie Mailadresse sind zu nennen
  2. Foto
  3. beruflicher Werdegang (Jobs inkl. Erfahrungen, Positionen, Ausbildungen, Weiterbildungen, Praktika)
  4. Sonstige/besondere Kenntnisse – IT, Sprachen, Führerschein …
  5. Ehrenämter, Hobbys, Projekte

Übersichtlichkeit steht hier vor kreativer Gestaltung.

Wann kommen Sie mit dem klassischen Lebenslauf nicht weiter. Wenn Sie das Lesen und sich Ihren Lebensweg anschauen, der vielleicht nicht ganz stringent ist oder Lücken aufweist. Wenn Sie sich in eine andere berufliche Richtung entwickeln wollen (Berufliche Neuorientierung) oder wenn Sie nach einer längeren Auszeit wieder in den Beruf einsteigen wollen. Auch für Patchwork-Lebensläufe eigen sich die Möglichkeiten, die Sie jetzt nutzen können, sind das Kompetenzprofil und vor allem auch das Anschreiben.

Der Sonderfall Kompetenzprofil

Ein Kompetenzprofil wird dem Lebenslauf vorangestellt und fasst die wichtigsten Erfahrungen und Kompetenzen für die ausgeschrieben Stelle zusammen. So ermöglichen Sie den Personaler auf einen Blick Ihr Potenzial zu erfassen. Sie können aus Ihren beruflichen Stationen das herausfiltern, was wesentlich ist.  

So könnte ein Kompetenzprofil aussehen:

Geboren: 19.03.2005

Angestrebte Position: Assistentin mit kaufmännischen Aufgaben

Kompetenzprofil:

  • Ausbildung zur Groß- und Außenhandelskauffrau
  • 8-jährige Berufserfahrung im Einzelhandel
  • Qualifizierung zur Büroassistentin / Officemanagement
  • Kassenabschlüsse
  • Buchführung
  • Rechnungskontrolle
  • Wareneingangskontrolle
  • Warenpräsentation
  • Sämtliche Assistenzaufgaben mit 5jähriger Erfahrung
  • Kunden- und Serviceorientierung
  • Zuverlässigkeit
  • Selbstständige Arbeitsweise

Patchwork-Lebensläufe

Patchwork-Karrieren sind einzigartig, individuell und scheinen aus vielen unterschiedlichen Bausteinen zusammengesetzt zu sein. Das macht sie aus.

Dabei gibt es eine Reihe von Gründen, Trends und Umständen, die dazu führen:

  • Studienabbruch
  • Zeiten der Arbeitslosigkeit
  • Elternzeit
  • Sabbatical
  • Befristete Verträge
  • Häufige Jobwechsel
  • Quereinstiege
  • Wechsel zwischen Festanstellung, Selbstständigkeit und Arbeitslosigkeit

Alles keine Seltenheit mehr. Leider werden aber viele dieser Gründe negativ gesehen, wenn auch nicht im gleichen Maßstab. Ausbildungs- oder Studienabbrüche gelten oft noch als Jugendsünden. Sabbatical sind zunehmend akzeptiert, wenn sie in einem gewissen zeitlichen Rahmen bleiben – ein halbes Jahr ist gut, ein Jahr geht noch, aber dann wird’s schwierig.

Schnell taucht gegenüber Patch-Workern die Frage auf: Was stimmt mit Ihnen nicht?  Die gute Nachricht – mit Ihnen stimmt alles. Nur in Bezug auf Bewerbungen sollten Sie in paar Überlegungen zusätzlich anstellen, die Sie attraktiv machen.

  • Neugier und Anpassungsfähigkeit – Sie können sich schnell neuen Gegebenheiten anpassen, sind in der Lage Ihr Wissen und Ihre Erfahrungen auf neue Inhalte und Umfelder zu adaptieren. Aus Neugier lernen Sie immer mehr dazu und probieren viel aus. Das bringt Sie oft zu ungewöhnlichen Lösungen.
  • Interdisziplinarität – interdisziplinäres Denken versetzt Sie in die Lage Zusammenhänge anders zu sehen, quasi mit dem Blick von außen. Auch verlangt die Komplexität der Aufgaben zunehmen die Betrachtung von verschiedenen Blickwinkeln. Nicht umsonst gibt es immer mehr interdisziplinäre Studiengänge.
  • Entwicklung Ihrer Persönlichkeit – Ecken und Kanten zeigen Persönlichkeit. Auslandsaufenthalte, Kinder- oder Elternpflege hinterlassen Spuren und prägen Ihre Persönlichkeit, entwickeln sie weiter.

Wie sie sehen, bringen Patch-Worker auch Stärken mit, die in der heutigen Zeit wichtiger werden. Setzen Sie sich intensiv mit Ihrem Leben und Ihren Stärken auseinander, um sie positiv in Szene setzen zu können.

Leider sehen Personalentscheider immer noch auch Nachteile, z. B. in Punkto Fachwissen oder auch Branchenkenntnisse. Trotzdem können Sie Ihre Chancen verbessern, indem Sie:

  • Genau auswählen wo Sie sich bewerben und dies auch fundiert begründen können
  • Ihre Stationen im Lebenslauf sinnvoll argumentieren können
  • Ihre Stärken kennen und ausspielen

Den passenden Raum dafür bietet u.a.

Das Anschreiben

Auch wenn Sie Anschreiben schreiben nicht besonders lieben, ist eine Bedeutung nicht zu unterschätzen, denn es gibt die Möglichkeit Ihre Motive, Besonderheiten und Entscheidungen z. B. für einen Quereinstieg zu formulieren und so dem Entscheider die Chance zu geben, Sie zu verstehen und bei der Auswahl zu berücksichtigen. Das gilt besonders für Berufseinsteiger, Patch-Worker und Quereinsteiger. Sicher ist es auf den ersten Blick mühsam, aber das ist es eigentlich nur, wenn Sie Ihre eigenen Beweggründe und Motive nicht ausreichend kennen, um sie anderen plausibel und knapp erläutern zu können. Ist das bei Ihnen klar, schreibt sich so ein Anschreiben fast wie von selbst.

Verzichten Sie dabei aber auf sämtliche Vorlagen, Musteranschreiben und Allgemeinplätze und -sätze. Die lenken sie in der Regel von sich selbst ab. Bevor ich Ihnen zeige, wie Sie das angehen können, vorab noch ein paar absolute No go’s:

  • Tipp- oder Rechtschreibfehler
  • Namen des Ansprechpartners falsch geschrieben
  • Eindruck einer Massenwurfsendung

Das kommen für mich noch ein paar persönliche Erfahrungen, was Personaler nicht mögen.

  • Immer die gleichen Einstiegssätze
  • „Ich passe auf Ihr Profil“ – das entscheide immer noch ich
  • „wie sie in meinem Lebenslauf sehen…“ – den habe ich bereits gelesen, ich weiß was ich tue
  • „Sie suchen …“ – ich weiß selbst, was ich suche, das musst Du nicht wiederholen

Es kann ruhig etwas individueller und persönlicher werden. Mein Tipp: Schreiben Sie einen ersten Entwurf, in dem Sie einer Ihnen bekannten Person erzählen, warum Sie der/die Richtige für den Job sind, warum Sie ihn unbedingt haben wollen und was Sie in diesem Job ausrichten würden. Wenn es Ihnen leichter fällt, sprechen Sie ihn ins Mobil. Dann im zweiten Schritt glätten Sie den Entwurf, kürzen Sätze, nehmen Dopplungen raus. Ergebnis – ein individuelles Anschreiben.

Was ist die Zugabe in der Bewerbung?

Qualifikationsnachweise

Deutschland ist ein Land der Nachweise, was Sie nicht mit einem Zertifikat belegen können, können Sie nicht. So oder so ähnlich wird leider noch in vielen Personalabteilungen gedacht.  Trotzdem sollten Sie nicht den ganzen Wust an Nachweisen beilegen.  Nicht alles, was Sie an Qualifikationen erworben haben ist für den angestrebten Job relevant. Nicht alle Kenntnisse sind heute noch aktuell. Die Halbwertzeit von Wissen in einigen Bereichen sinkt wahnsinnig schnell, so die Vorstellung. Allgemein ist die Tendenz – EDV-Wissen verändert sich nach spätestens einem Jahr, ansonsten sollte spätestens nach 3-4 Jahren der Wissensstand aktualisiert werden.

Dementsprechend sollten Sie die Nachweise, die Sie in Ihrer Bewerbung beifügen nach zwei Kriterien prüfen:

  • Relevant für den Job?
  • Wie lange ist der Wissenserwerb her?

Natürlich gibt es auch Nachweise, die Ihre Gültigkeit nicht verlieren – Ausbildungs- und Studienabschlüsse, Prüfungen, die zur Ausbildung befähigen (AdA-Schein), Führerescheine usw.

Bedenken Sie weniger ist mehr, Nachweise können bei Bedarf nachgereicht werden.

Arbeitszeugnisse

Ebenso ist eine Bewerbung ohne Arbeitszeugnisse in den meisten Fällen wenig erfolgreich. Kein anderes Land der Welt legt so viel Wert auf schriftliche Aussagen von Exarbeitgebern. In den meisten Ländern wird die Referenz verwendet, die der Arbeitgeber einholt.

Welche Arbeitszeugnisse Sie beilegen hängt einmal von einer kleinen Formulierung ab – aussagekräftige oder vollständige Bewerbungsunterlagen. Vollständig bedeutet hier auch vollständig. Ab dem letzten Schulzeugnis sollten alle Arbeitszeugnisse lückenlos Ihren Werdegang belegen. Anders bei aussagekräftig: Hier werden nur die Arbeitszeugnisse beigelegt, die Aussagen treffen, die für die angestrebte Stelle relevant sind. Am besten sollten die letzten zehn Jahre belegt werden.

Worauf kommt es an?

Bevor Sie Ihre Arbeitszeugnisse beilegen, werfen Sie noch mal einen Blick auf die wichtigsten Aspekte, um sicher zu gehen, dass diese Ihnen auch wirklich nützlich sind.

  • Stimmen Austritts- und Ausstellungsdatum überein?
  • Ist die Unterschrift von ranghöheren Personen geleistet worden?
  • Keine Tippfehler!
  • Ist die Abschlussformulierung vollständig: Austrittsgrund, Bedauern über Ihr Ausscheiden, Dank für Ihre Leistungen (nicht nur für Ihre Mitarbeit) und Zukunftswünsche für „weiterhin viel Erfolg“.
  • Passt die Aufgabenbeschreibung zur angestrebten Stelle?

Wenn Sie genau wissen, wer Sie sind, was Sie wollen und sich an die Tipps halten, steht einer erfolgreichen Bewerbung nichts mehr im Weg.

Falls Sie noch Fragen haben: Telefon oder Mail genügt.

Ihre Petra Barsch